Na área de Administração e Organização incluem-se diversas e importantes tarefas como secretariado e relações públicas, contabilidade, gestão financeira, gestão de sócios, organização do arquivo e da mediateca.
Importa também promover campanhas de divulgação da associação, angariação de novos sócios e donativos, bem como a organização de um sistema de vendas de materiais promocionais e ecológicos.
Esta é uma área prioritária e vocacionada para ser mantida, maioritariamente, através do voluntariado associativo. De outra maneira, muitas destas tarefas serão postas de lado, por falta de meios humanos, com os prejuízos inerentes para a imagem e a funcionalidade da associação.
Aqui se apresenta uma lista, não exaustiva, de tarefas essenciais para uma boa organização e desempenho da Almargem com necessidade de voluntários (informe-nos da sua disponibilidade):
01. Gestão de equipamentos e serviços da Sede
Descrição: balanço e acompanhamento regular; manutenção e promoção de melhorias ao nível do fornecimento de água e electricidade, climatização, limpeza, arrumação, mobiliário, alarme/segurança
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 1h/semana
02. Gestão de equipamentos electrónicos da Sede
Descrição: balanço e acompanhamento regular; manutenção e promoção de melhorias ao nível do funcionamento dos telefones, fotocopiadora, computadores e internet
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 1h/semana
03. Coordenação da biblioteca
Descrição: arrumação, registo, catalogação e disponibilização de livros
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 2h/semana
04. Coordenação da hemeroteca
Descrição: arrumação, registo, catalogação e disponibilização de publicações periódicas
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 2h/semana
05. Coordenação da fototeca e videoteca
Descrição: catalogação e digitalização do acervo histórico existente, pesquisa e catalogação regular de documentação digital
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 2h/semana
06. Coordenação do arquivo
Descrição: selecção e catalogação da documentação existente, implementação de um processo funcional de catalogação e arquivamento digital
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 2h/semana
07. Gestão de sócios
Descrição: actualização constante da base de dados, optimização dos processos de cobrança de quotas, agilização e promoção de contactos regulares personalizados
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 2h/semana
08. Gestão de emails
Descrição: coordenação dos emails associativos, manutenção e encaminhamento diário, manutenção da plataforma Mailchimp
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 3h/semana
09. Gestão do website
Descrição: eventual substituição, aperfeiçoamento e manutenção regular
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 3h/semana
10. Gestão de outras plataformas digitais
Descrição: aperfeiçoamento e manutenção regular da página do Facebook, eventual abertura e manutenção de outras plataformas (Twitter,...)
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 3h/semana
11. Utilidade pública
Descrição: desenvolvimento e apresentação da candidatura ao estatuto de utilidade pública
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: prazo de execução de 2 meses
12. Documentos de receita
Descrição: emissão de facturas e recibos de receita
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 2h/semana
13. Incentivos e angariação de sócios
Descrição: realização regular de campanhas de angariação de novos associados, implementação e oferta de incentivos, nomeadamente através da contratualização de vantagens (serviços, descontos) para os sócios com quotas em dia.
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 2h/semana
14. Boletim Informativo
Descrição: Produção e edição mensal do BIA (Boletim Informativo da Almargem) em suporte electrónico e em papel (para envio aos associados sem email disponível)
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 3h/semana
15. Dinamização da Sede
Descrição: coordenação da abertura semanal da Sede, com convívio e realização de eventos sempre ligados a questões sociais ou ecológicas (palestras, exposições, workshops, debates, projecção de filmes...)
Nº de colaboradores: 2
Disponibilidade média: 4h/semana
16. Vendas e presenças em eventos
Descrição: organização e coordenação de um sistema de vendas eficiente com selecção criteriosa de produtos, presença regular e adequada em eventos institucionais para divulgação da associação e venda de produtos.
Nº de colaboradores: 2
Disponibilidade média: 4h/semana
17. Conselho Geral
Descrição: coordenação e implementação de reuniões trimestrais abertas aos sócios e ao público em geral, com selecção e debate de um tema da actualidade
Nº de colaboradores: 1
Disponibilidade média: 8 dias/ano
